Liebe Eltern!
Wir haben einige Praxisabläufe verändert und optimiert. Dieses wurde nötig, da in letzter Zeit der Patientenandrang so hoch ist, dass wir nicht mehr allen Nachfragen in gewohnter Art und Weise gerecht werden können.
Wir möchten nun über einige Maßnahmen informieren – bei allem sind wir unbedingt auf Ihre Mitarbeit angewiesen!
1. Telefonzeit von 8 bis 8.30 Uhr
Während dieser Zeit vereinbaren wir nur tagesaktuelle Termine – und auch nur für akut erkrankte Kinder. Bitte rufen Sie uns deshalb ausschließlich zur Vereinbarung von Tagesnotfallterminen an und halten Sie das Gespräch kurz. Wir können in dieser Zeit auf sechs Telefonleitungen gleichzeitig sprechen; wenn jeder Anruf weniger als zwei Minuten dauert, können wir theoretisch 90 Termine pro Tag vergeben.
Wenn Sie hingegen nach 8.30 Uhr anrufen, können wir nicht mehr für einen tagesaktuellen Termin garantieren.
Bitte haben Sie auch Geduld, sollten Sie zeitweise nur ein Besetztzeichen hören. Probieren Sie dann bitte erneut, uns anzurufen; wir sind während dieser Telefonzeit permanent am Telefonieren, aber die Telefonanlage stößt irgendwann an Ihre Grenzen. Bei großer Auslastung kann es auch passieren, dass unser Anschluss nicht erreichbar ist oder vorgeblich die Nummer nicht vergeben. Bitte probieren Sie auch dann unbedingt weiterhin, uns telefonisch zu erreichen. Schreiben Sie keine Mail oder SMS, diese können in der Terminvergabezeit nicht von uns bearbeitet werden. Praxisschließzeiten werden grundsätzlich auf unserer Website angekündigt, außerhalb dieser ist unser Telefon immer besetzt!
2. Telefonzeit ab 9 Uhr
In dieser Telefonphase können wir alle anderen Anliegen besprechen, beispielsweise Terminvereinbarungen für Vorsorgen oder andere Langtermine, Beratungsgespräche, Befundauskünfte etc. Da ab 9 Uhr der Praxisbetrieb im Vordergrund steht, können dann nur noch zwei MFAs parallel telefonieren, bitte haben Sie also auch hier etwas Geduld.
3. E-Mails
Wir haben nur noch wenig Kapazitäten zum Bearbeiten von E-Mails. Bitte sehen Sie daher davon ab, komplizierte Sachverhalte per E-Mail klären zu wollen, zumal oftmals sowieso noch Rückfragen per Telefon geklärt werden müssen. Unsere Bearbeitungszeit für E-Mails kann derzeit bis zu einer Woche betragen. Terminanfragen werden grundsätzlich nicht mehr per Mail beantwortet.
4. Pünktlichkeit
Bitte klingeln Sie absolut pünktlich! Sowohl zu spätes als auch zu frühes Ankommen bringt unseren Praxisablauf durcheinander, denn es ist uns ein wichtiges Anliegen, während der Corona-Pandemie Patienten voneinander zu trennen. Sollten Sie zu früh am CCL eintreffen, warten Sie bitte noch ab und klingeln Sie erst zu der Ihnen individuell genannten Zeit. Im Fall einer unbeabsichtigten Verspätung geben Sie uns nach Möglichkeit bitte zuvor kurz Bescheid.
Bringen Sie bitte auch immer alle benötigten Materialien zu Ihrem Termin mit, insbesondere das Handtuch und beim ersten Besuch im Quartal die Versicherungskarte. Fehlende Unterlagen führen bereits dazu, dass wir aufgrund unserer enggetakteten Termine in Zeitverzug geraten. Bitte bedenken Sie auch, dass wir nur das besprechen können, was Sie bei der Terminvereinbarung genannt haben. Nach Ihren Angaben wählen wir Ihr Zeitfenster aus, das dann im Sprechstundenbetrieb nicht überschritten werden kann, ohne dass sich auch alle weiteren Termine verzögern würden. Impftermine sind ausschließlich für Impfungen, es können keine weiteren Untersuchungen oder Beratungsgespräche stattfinden. Bringen Sie bitte auch nur die angemeldete Anzahl an Kindern zu Ihrem Termin mit, und haben Sie auch Verständnis dafür, dass in der Akutsprechstunde die Kinder bitte bereits entkleidet auf den Arzt warten sollen. So kann die Untersuchung Ihres Kindes gründlich und in Ruhe innerhalb Ihres Zeitfensters erfolgen.
Ihre Kinderarztpraxis Karsten Herken